1. EĞİTİMİN HEDEFİ
1. Kuruluşun kurumsal performansını geliştirmek için mevcut «süreç yönetimi uygulamalarının “Çevik Süreç Yönetimi” odaklı olarak yeniden yapılanması ve mevcut süreçlerin daha çevik, sade, yalın, sistematik ve değer katan faaliyetler ve süreçler olarak iyileştirilmesini hedefliyoruz.
2. Eğitim projemizin kuruluşun iş yaşamına güçlü etkisi olması, kolay ve yaygın olarak uygulanabilir olması, bireysel ve kurumsal yetkinlik gelişimine katkı sağlamasını hedefliyoruz.
2. YETKİNLİK GELİŞİMİ SAĞLANACAK KONULAR
1. Katılımcılar, kurumsal seviyede çevik süreç yönetiminin felsefe ve yaklaşım olarak önemi ve değerleri konusunda farkındalık ve yetkinlik geliştirecekler.
2. Katılımcılar, süreçlerin uygunluğu, yeterliliği, verimliliği ve performansını "çevik süreç kriterleri" oluşturarak analiz edecekler ve süreçleri iş bitirme süratini artıran «hızlı süreç» ve değişime akılcı uyum sağlayan «esnek süreç» yapısına dönüştürerek iyileştirilmesiyle ilgili teknikleri öğrenecekler.
3. Katılımcılar, her sürecin hızlı ve esnek şekilde işlemesi için "süreçler arası etkileşim"ini analiz edecekler ve diğer süreçlerle girdi - çıktı işlemlerinde önceliklendirme, zamanlama, dengeleme konularında iyileştirme tekniklerini öğrenecekler.
4. Kuruluştaki süreç sahipleri ve yöneticiler, temel görev ve sorumluluklarından biri olarak yönettikleri süreçlerin gözden geçirilmesi ve “çevik süreç” olarak iyileştirilmesi için «öncülük ve liderlik» rollerine yönelik farkındalık ve yetkinliklerini geliştirecekler.
3. EĞİTİM İÇERİĞİ
MODÜL 1. ÇEVİK SÜREÇ YÖNETİMİ (ÇSY) VE TASARIMI
1.Çevik Süreç Yönetimi (ÇSY) Yapısı
ÇSY’nin kurumsal yönetim ve kurumsal /süreç performansı için önemi, faydası ve etkisi
ÇSY’nin kurumsal strateji, hedeflerle yönetim, risk yönetimi vb. uygulamalarla ilişkileri (Kuruluş’tan örnekler)
Süreçler arası etkileşim analizi (Kuruluş’tan örnekler)
ÇSY’de dijitalleşme, bilgi yönetimi ve entegre yaklaşım
2.Çevik Süreç Yönetiminde 4 Temel Aşama – ÇYS’ye yönelik geliştirme
ÇSY’de süreçlerin belirlenmesi; Yönetim süreçleri, Temel süreçler, destek süreçler (Kuruluş’tan örnekler)
ÇSY Organizasyonu; süreç sahipleri, süreç sorumluları (Kuruluş’tan örnekler)
Süreç akışlarının tanımlanması (Kuruluş’tan örnekler)
Süreç performans göstergeleri ve süreç hedeflerinin belirlenmesi (Kuruluş’tan örnekler)
3.Çevik Süreçlerde İş Akışı ve Süreç Haritası
ÇSY’de süreç akışı /süreç haritası ile operasyon adımlarının tanımlanması
Yararlı ek bilgiler; sorumlu, doküman, kayıt, ilişkili süreçler, hedef ilişkisi vb.
4.Çevik Süreçlerde Performans Yönetimi ve Takibi
ÇSY’de süreç performans yönetimi; hedefler, analiz, gözden geçirme, raporlama (Kuruluş’tan örnekler)
Başarı ve başarısızlıkların değerlendirilmesi ve raporlama (Kuruluş’tan örnekler)
MODÜL 2. ÇEVİK SÜREÇ ODAKLI İYİLEŞTİRME TEKNİKLERİ
5.Çevik Süreçler için «Süreç İyileştirme Teknikleri»
Süreçlerde “Fırsat ve Risk Analizi” ve iç denetimlerle iyileştirme fırsatları
Geri bildirim yönetimi, iş sonuçları ve kıyaslama
Diğer uygulamalar ve teknikler
6.Çevik Süreç Analizi
Gözden geçirme ve analiz adımları
“Çevik Süreç Analizi” kriterleri
Analiz yöntemi ve puanlama modeli
7.Çevik Süreç Analizinde Temel Kriterler
Temel kriter maddelerinin tanıtımı
Firmanın süreçlerine özgü kriter maddelerinin gözden geçirilmesi ve oluşturulması
8. Çevik Süreç Analizi Uygulamaları
Süreç İyileştirme Ekipleri (SİE)’lerin ve analiz edilecek süreçlerin belirlenmesi
Ekip çalışmalarıyla «Süreç Analizi» çalışmalarının yapılması
SİE Ekipleri paylaşımları
Değerlendirme, kısa özet ve 1. gün sonu
MODÜL 3. «SÜREÇ İYİLEŞTİRME EKİPLERİ» SİE SUNUMLARI
9.SİE Ekiplerinin «Çevik Süreç Analizi Projesi» sunumları
Ekipler; SİE 1, SİE 2, SİE 3 ve SİE 4; Sunumlar ve yorumların değerlendirilmesi
MODÜL 4. SONUÇLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ
10.Çevik Süreç Analizi Sonuçları
Süreç analizi sonuçlarının «kurumsal” boyutta ve «süreçler” bazında bütün olarak değerlendirilmesi
- Düzeltici Faaliyet açılması gereken konular
- Kök Neden Analizi yapılması gereken konular
- «Süreçler arası Koordinasyon Toplantısı»nda ele alınması gereken konular
Kurumsal olarak geliştirme/iyileştirme önerilerinin belirlenmesi
- Süreç analizi uygulamalarında yapılması önerilen iyileştirmeler
- Süreç iyileştirme uygulamalarında yapılması önerilen iyileştirmeler
11.Genel Özet ve Sınav
Neler öğrendik ? - Genel Özet Paylaşımı
Bilgi ve yaklaşım değerlendirme sınavı
Önerilen yayınlar, kitap, makale, video, film vb.
2.gün ve eğitimin sonu
4. EĞİTİM YÖNTEMİ VE EĞİTİM SÜRESİ
Kuruluşun ihtiyaç ve taleplerine göre iki farklı yapıda eğitim projesi uyguluyoruz.
I.BİLGİ PAYLAŞIM PAKETİ - BİP
Yöntem
Kuruluş içinde düzenlenen BİP Eğitim projesi, hazırlık ve tasarım sonrası 3 haftalık bir süreye yayılan, uygulama odaklı yüz yüze eğitim çalışmasıdır ve dört adımdan oluşur.
Aşamalar ve Eğitim Süresi (Bkz. Eğitim Programı)
1.Hazırlık aşaması; Analiz ve Tasarım; Polater Eğitim ve Danışmanlık ofisinde gerçekleştirilir.
2.Teorik Bilgi Paylaşımı Aşaması ; 1 gün yüz yüze eğitim
3.Proje Uygulama Aşaması - Online Takip; Proje Ekiplerinin toplantılarına online katılım
(Katılımcı sayısı ve süreç - görev dağılımına bağlı iki veya üç “Süreç İyileştirme Ekibi” oluşturulur ve her ekiple 1,5 saat süren analiz toplantıları gerçekleştirilir).
4.Proje Uygulama Analizi Aşaması; 1 gün yüz yüze eğitim
Aşamalar hakkında bilgiler
1.Hazırlık Aşaması; Analiz ve Tasarım (Eğitim başlamadan 2 hafta önce)
Öncelikle eğitim öncesinde, kuruluşa özgü süreç yönetimi yapısı, temel süreçler, destek süreçler, alt süreçler, süreç hedefleri ve yönetimi, süreç iyileştirme uygulamaları konularında bilgi alınarak “Mevcut Durum Analizi” yapılır.
Bu kapsamda eğitim içeriği talep ve ihtiyaçlara göre yeniden yapılandırılır.
Eğitimde “Çevik Süreç Analizi” uygulamaları gerçekleştirmek için kuruluşun mevcut süreçlerinden örnekler seçilir. Bu süreçlere bağlı olarak katılımcılar içinden “Süreç İyileştirme Ekipleri – SİE” oluşturulur.
2.Teorik Bilgi Paylaşımı Aşaması (1 günlük yüz yüze eğitim)
Yüz yüze olarak düzenlenen eğitimde, “Çevik Süreç Yönetimi” ve “Çevik Süreç Analizi” ile ilgili ve temel ve ileri seviye bilgiler ve teknikler paylaşılır.
3.Uygulama Aşaması; ”Süreç İyileştirme Ekipleri” Çalışmaları (Online takip)
Eğitimin ilk günü yapılan teorik bilgi paylaşımı sonrası iki hafta içinde kuruluş içi ekip çalışmaları yürütülür. Katılımcılardan oluşturulan "Süreç İyileştirme Ekipleri- SİE", kendi içlerinde toplanır ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı seçilen süreçlerde “Çevik Süreç Analizi” ve ve süreç iyileştirme çalışmalarını gerçekleştirir.
SİE Ekiplerinin kuruluşta kendi içlerinde yaptığı toplantılar ve çalışma sonuçları 2-3 ayrı online toplantıda birlikte incelenir ve değerlendirilir.
4.Uygulama Analizi (1 günlük yüz yüze eğitim)
“Süreç İyileştirme Ekiplerinin kuruluşta kendi içlerinde yaptığı toplantılar ve çalışma sonuçları sunumlarla paylaşılarak analiz edilir ve yorumlanır.
II.PROJE UYGULAMA PAKETİ - PUP
Yöntem
Kuruluşun “Çevik Süreç Yönetimi” yapısını kapsamlı olarak yapılandırma ve geliştirme ihtiyacı olması halinde Eğitim - BİP Paketi devamında “Proje Uygulama Paketi – PUP” uygulanabilir.
Bu paket kapsamında, kuruluşta “Çevik Süreç Yönetimi”nin etkili olarak uygulanmasına yönelik danışmanlık ve rehberlik desteği sunulur.
Proje Süresi
PUP Paketi kapsamı ve süresi, kuruluşun ihtiyaç ve taleplerine göre belirlenir.
KATILIMCILAR
1.Kuruluş içinde her fonksiyon ve seviyedeki yöneticiler
2.Süreçlerin yönetimi ve uygulanmasında rol üstlenen süreç sahipleri ve süreç sorumluları
3.Yönetim sistemleri yönetici ve sorumluları, süreçlerin verimli ve etkili yönetimi ve iyileştirilmesi konusunda bilinç ve farkındalık seviyesinin geliştirilmesi hedefi kapsamında her seviyede sorumlular ve çalışanlar
Eğitim verimi ve etkililiği için eğitim grubunda en fazla 16 katılımcı öngörülmüştür.
6. VİDEO TANITIM SUNUMU
Web sitemizde "Bilgi Ağacı/Videolar" bölümünde "Çevik Süreç Tasarımı ve Süreç İyileştirme Teknikleri Eğitimi - Tanıtım Sunumu" filmini izleyebilirsiniz.