SORU YANITLARLA “HEDEFLERLE YÖNETİM PROJESİ”NİN İNCELİKLERİ
Sinan Polater
GENEL BİLGİLER
1. “Hedeflerle Yönetim” çalışmasının temel amacı nedir ?
“Hedeflerle Yönetim” çalışmasının amacı, kuruluşun yönetsel konularda kurumsal yönünü ve hedeflerini belirlemek ve tanımlamaktır. Tanımlamak ve yeniden gözden geçirmek istediğimiz konuların hepsi birbirleriyle ilişkili ve tamamlayıcı özelliktedir. Bu konular şunlardır;
Temel Hedefler
- Vizyon, misyon ve kalite politikası
- Stratejiler
- Bölüm/süreç hedefleri
- Bireysel hedefler
2. Bu çalışmanın kuruluş'a katkıları neler olabilir ?
İş temposunun yoğunluğu ve yüksekliği, değişkenlik ve belirsizlik, keskin rekabet ortamı, toplumsal yapıların ve taleplerin hızlı değişimi nedeniyle insan kaynakları yönetiminin güçlükleri sonucunda kuruluşu geliştirmek, iyileştirmek ve çözmek durumunda olduğumuz çok sayıda sorun ve fırsat olabilir. Bu sorunların her birinin çözümünün diğerleriyle bir şekilde bağlantılı olduğu hemen görülebilir.
Bu sorunların içinde en temel ve zorlu olanı şirket içinde hedef ve amaç birliği sağlamak ve bağlılık oluşturmaktır. Bu nedenle yönetsel bazı tanımlamalar ve belirlemeler yapılmalı, aynı gemideki yönetici ve çalışanlar için yazılı ve belirgin olmayan ortak temalar ve değerler belirlenmeli ve vurgulanmalıdır.
3. Bu çalışmayı nasıl yürütmek gerekli ?
Ancak, sistemli ve metotlu bir çalışmayla bu tanımlamalar bağımsız, tarafsız ve kalıcı olarak gerçekleştirilebilir. Şu anda yürüttüğümüz “Hedeflerle Yönetim” çalışmasında kısa, sade, katılım odaklı ve bütünsel bir metot uygulamaktayız.
4. Bu projede hangi yönetsel konuları tanımlayacağız ?
Kuruluş'un tamamını etkileyen bu yönetsel tanımlar içerik olarak çok önemlidir. Bu tanımlar aşağıdaki sorulara yanıt aramaktadır. ;Kuruluş'un tamamını etkileyen bu yönetsel tanımlar içerik olarak çok önemlidir. Bu tanımlar aşağıdaki sorulara yanıt aramaktadır. ;
4.1.Temel hedefler;
Yapmak istediğimiz nedir ve bunu gerçekleştirmek için hangi yöne doğru gitmek istiyoruz ?
4.2.Temel stratejiler;
Bu yolculukta ve seçilen rotada nasıl bir hızla ve hangi araçlarla hareket edeceğiz ?
4.3.Sayısal temel hedefler;
Belirli bir zaman dilimi içinde hangi noktaya ulaşmayı hedefliyoruz ?
5. Projenin çıktılarına göre hangi yönetsel konular daha sonra gözden geçirilmelidir ?
5.1.Vizyon, misyon, politika;
Bu yolculuktaki temel yaklaşımlarımız ve ilkelerimiz nelerdir ?
5.2.Bölüm ve süreç hedefleri;
Bu yolculukta hedefe ulaşabilmek için her fonksiyonun, bölümün ve sürecin kendi iş hedefleri nelerdir ve neler yapması gerekli ?
6. Hedef belirlemek neden önemlidir ?
Bilinçli ve kontrollü yönetim için en önemli araçlardan biri “Hedef belirlemek”tir. Hedefleri bilinçli olarak belirlemek için yapılan çalışmalar sayesinde Kuruluşun mevcut durumu daha tarafsız ve bilinçli olarak değerlendirilir. Farklı görüş ve yorumlar ortaya çıkarılır ve değerlendirilir. Bu çalışmalar için kuruluş'ta “SWOT analizi” yöntemini kullanmayı tasarladık.
Hedefleri sayısal olarak belirlediğimizde zaman içinde nereye doğru gittiğimizi, başarımızı ve başarısızlığımızı açık, tarafsız ve bilgiye dayalı olarak değerlendirebiliriz, karşılaştırma yapabiliriz ve gerekli önlemleri zamanında ve etkili olarak alabiliriz.
7. Hedeflerin belirlenmesine kimler katılacak?
Hedeflerin belirlenmesi kademeli olarak bir paylaşım ve iletişim süreci içinde yürütülecektir. Üst seviye ve yönetsel hedefler yöneticiler tarafından görüş birliği ve uzlaşımı ile belirlendikten sonra süreç ve bölüm hedefleri belirlenecektir.
Bütün bu aşamalarda hedefler, diğer ilgili yönetici ve ilgililerle paylaşılacaktır. Daha sonra çeşitli iletişim kanallarıyla tüm kuruluş çalışanlarına duyurulacak, anlaşılması ve benimsenmesi sağlanacaktır.
8. Bu konuda katılım ve paylaşım önemli midir ?
Katılım ve paylaşım kesinlikle çok önemlidir. Birinci yarar, işin içinde olan insanların işlerini farklı gözle düşünmesini, değerlendirmesini ve birlikte iletişime geçmesini sağlamaktır.
İkinci yarar ise, fikirlerin ve kararların gelişim sürecine sorumluluk seviyesi çerçevesinde kademeli olarak ilgili kişiler de katılacağından, belirlenen hedeflerin ve bu yönde yapılması gerekli çalışmaların daha kolay ve iyi anlaşılacak ve benimsenecek olmasıdır.
9. Hedef belirlemenin ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ve benzer yönetim sistemi standartları açısından önemi nedir ?
ISO 9001 standardı “Yönetimin Sorumluluğu” başlığı altında “Hedeflerin belirlenmesi, tanımlanması, duyurulması ve zaman içinde gözden geçirilmesini şart koşmuştur. Benzer şekilde ISO TS 16949 gibi diğer Yönetim Sistemi standartlarında da aynı şartlar ileri sürülmektedir. Hedeflerle ilgili şartlar standartların diğer maddeleriyle de yakından ilişkili olup bütünsel bir yönetim aracı olarak tanımlanmaktadır. Bu ilişkili maddeler ve gerekler aşağıda sıralanmıştır;
- Kalite politikası
- Yönetimin KYS'ni gözden geçirmesi
- Sürekli iyileştirme
- Ürün ve süreçlerin ölçülmesi
- Veri analizi
- Müşteri ve Süreç odaklı yaklaşım
- Düzeltici faaliyetler
- Risk yönetimi
10. “Hedeflerle Yönetim” çalışması hangi aşamalardan oluşuyor ?
“Hedeflerle Yönetim çalışması beş alt aşamadan oluşuyor.
1.Ön Değerlendirme ve Planlama
Mevcut seviye ve uygulamaların tanınması amacıyla inceleme yapılması ve sonraki aşamaların planlanması
2.Strateji ve Hedefler Semineri
Genel kavram ve yöntemlerin paylaşılacağı 1 günlük seminer
3.SWOT Analizi çalışması ve raporlama
Çıktılar : Kuvvetli Yönler, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler
4.Hedefler Çalıştayı
Kuruluş temel hedeflerinin tanım ve sayısal olarak belirlenmesi, örnek seçilen temel hedefler için eylem planlarının oluşturulması
5. Kurumsal, Süreç ve bölüm hedeflerinin ilişkilendirilmesi
Temel hedeflerin süreçlere ve bölümlere indirgenerek ve süreç etkileşimlerine göre ilişkilendirilmesi
6. Duyurma ve Paylaşım
Kuruluş çalışanlarının temel değerler ve hedefleri tanıması ve geri besleme alınması ile ilgili çalışmaların planlanması ve uygulamaya alınması
7. Sunum ve Raporlama
Yapılan çalışmalar ve sonuçlarının kuruluş üst yönetimine toplantıda sunulması ve yazılı rapor olarak iletilmesi
11. Neden SWOT analizi yapılacak ?
SWOT Analizinin amacı, üst yöneticiler ve ilgili fonksiyonel yöneticilerin katılımıyla kuruluş bünyesinde aşağıdaki konularda düşünmek, değerlendirmek, fikir ve görüş iletmek ve paylaşmaktır.
- Kuvvetli yönlere bağlı olarak geliştirilecek zayıf yönlerin belirlenmesi ve önceliklendirilmesi
- Kuvvetli yönlerin korunması ve zayıf yönlerin geliştirilmesi için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi
- Belirlenen alanlardaki gelişmeleri izlemek üzere ölçüm yöntemleri ve hedeflerin belirlenmesi
SWOT Analizi, yöneticilerin var olan bilgileri, yargıları, değerlendirmeleri ve görüşlerinin sistematik bir görüş iletme yöntemiyle süzgeçten geçirilmesini ve sınıflanmasını sağlayan en sade ve etkili yöntemdir.
Mutlaka belirli bir disiplin, ön çalışma ve hazırlık gerektirir. Sonucunda mutlak uzlaşım, fikir birliği ve ortak düşüncelere ulaşmayı gerektirmez. Amaç, sadece fikir ve görüşlerin belirli bir yöntemle tanımlanabilir, görünebilir, üzerinde düşünülebilir ve tartışılabilir bir noktaya getirmektir.
12. SWOT analizi yaparken gruplardaki bazı katılımcıların Kuvvetli yönler veya tehditleri belirtirken bilgi veya zaman yetersizliği nedeniyle hatalı veya eksik değerlendirmeler yapmaları durumunda bu hatalı görüşler bu çalışmanın sonucunu olumsuz etkilemez mi ?
Hayır, etkilemez. SWOT Analizi, mutlak uzlaşım ve doğru tanımlamaları aktarmak anlamında bir sonuç üretmez. Tanımlar ve değerlendirmelerin doğruluğu ve önemi görecelidir ve kişiye göre değişir. Bilindiği gibi bu analizde bütün görüşler “değerli” dir ve “değerlendirmeye açık”tır ve daha sonraki aşamalarda önem taşıyacak bir ipucu fikir olabilir.
Rehberlik yapan kişiler olarak gelen bütün görüşler, ilgili başlıklar altında herhangi bir silme yapılmadan toplanır. Sadece belirli kurallar çerçevesinde “indirgeme” veya “aynı başlık altında toplama” yapılır.
13. SWOT analizi sonucunda ne elde ederiz ?
SWOT analizi sonunda kuruluşun kuvvetli yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditlerini katılımcı grupları için ayrı ayrı listelemiş olacağız.
14. Daha sonra belirlediğimiz kuvvetli yönler, zayıf yönler...vb için sınıflama ve önceliklendirme sıralaması yapacağız. Bu çalışmanın amacı nedir?
Yapacağımız önceliklendirme ile bu listeleri belirli başlıklar altında toplayacağız, önem sırasına göre sıralayıp en önemli gördüğümüz unsurları önceliklendireceğiz. Bu sayede özellikle kuruluş için en kritik ve önemli gördüğümüz tehditleri ve fırsatları ön plana alacağız.
Daha sonra belirleyeceğimiz temel hedeflere göre yapılacak faaliyetleri gerçekleştirmek için zaman, mali kaynaklar, işgücü, enerji..vb harcayacağız. Bu kaynaklarımızı öncelikle en kritik ve önemli konulara aktarmamız ve dengeli kullanmamız çok önemli.
SWOT analizi sonunda, birlikte belirlediğimiz “Kuvvetli ve Zayıf yönlerimiz”i kullanarak hangi “Fırsatlar”ı yakalayabileceğimiz, hangi “tehditler”i savuşturabileceğimizi değerlendireceğiz.
Dolayısıyla, kuruluş için aşağıdaki konularda için hangi faaliyetleri yapmamız, hangi faaliyetlere öncelik vermemiz gerektiğini belirleyeceğiz; - Mevcut kuvvetli ve zayıf yönlerimizi kullanarak önümüzdeki fırsatlardan yararlanmak
- Bizi tehdit eden unsurlara karşı zayıf olduğumuz alanları güçlendirmek, kuvvetli yönlerimizi kullanmak
Böylece her bir hedef konusundaki “Fırsat veya Tehdit” için bu “hedefi yakalama”da veya bu “tehdidi uzaklaştırma”da, yararlanabileceğimiz güçlü yanlarımız veya iyileştirmemiz gereken zayıf yanlarımız listelenmiş olacak.
15. Hedefler Çalıştayı'nda Temel hedefleri nasıl belirleyeceğiz ?
Yapılan yorumları değerlendirerek temel hedefleri hem bütünleştireceğiz hem de sadeleştirileceğiz. Böylece kuruluş için “temel hedefler” ve “Temel faaliyetler” belirlenmiş olacak. Temel hedefler için yönetim seviyesinde temel “hedef rehberleri “ belirlenecek.
16. Hedef Belirleme Kriterleri neler olabilir ? - Hedeflerin belirlenmesi için aşağıdaki unsurlar göz önüne alınır;
- Vizyon, misyon, politika, stratejilerle uyumu
- Diğer kurum, bölüm ve bireysel hedeflerle uyumu
- Ölçülebilir olması
- Rakiplerin ve örnek alınabilecek diğer Kuruluşların verileriyle ve ilgili genel oranlarla karşılaştırılabilir olması
- Müşteriye sunulan ürün ve hizmetleri doğrudan etkileyen kritik süreç ve alt süreçlerle ilişki kurulması
Yeni dönem için hedef belirleme durumunda;
- Önceki dönem performans sonuçlarıyla uyumlu
- Konuyla ilgili stratejilere uyumlu
- Diğer hedeflere göre uyumlu
- Yaratıcılık, verimlilik ve performans açısından zorlayıcı
- Ulaşılabilir
17. Süreç Hedefleri nasıl belirlenebilir ?
Belirlenmiş olan temel ve destek süreçlerle kritik süreçler için performans göstergeleri ve hedefler belirlenebilir. Bu süreçlerin çıktılarını etkileyen parametrelere bağlı olarak sayısal hedefler tanımlanabilir.
Örneğin; Ar-Ge bölümünü ele alalım. Bu bölüm, yürüttüğü, kontrol ettiği ve yönettiği faaliyetler çerçevesinde “Ürün geliştirme süreci “kapsamında değerlendirilebilir.
Süreç: Ürün geliştirme
Hedef konusu: Yeni ürün geliştirme hızı
Sayısal hedef: 2022 yılı içinde yeni 3 ürün'ün geliştirilip pazara sunulması
Bu kapsamda birbirini etkileyen süreçler ve sonuçlar mutlaka sistematik bir yaklaşımla göz önüne alınmalıdır. Yoksa, zıt etkili süreçler ve sonuçlar hedeflere yansıyabilir ve gereksiz efor kaybı ve çatışan süreçler oluşabilir.
18. Bireysel hedefler nasıl belirlenebilir ?
Bireysel hedefler, kuruluş temel hedeflerinin yansıması ve izdüşümü olarak belirlenebilir. Dolayısıyla temel hedefler, sayısal süreç hedeflerine ve faaliyet hedeflerine dönüşebilir. İlgili süreçlerden ve faaliyetlerden sorumlu olan yöneticiler, bu konularda bireysel hedeflere de sahip olabilirler.
19. Çalıştay'ın ikinci bölümünde neler yapacağız ?
Bu aşamada Proje Ekibinden yeni bir çalışma talep edeceğiz. Yukarıda belirttiğimiz temel hedeflere ulaşmak için kuruluş bütününde neler yapılması gerektiği belirlenecek. Bu amaçla temel hedeflerden örnek olarak seçeceğimiz birkaç hedef için “Hedef Ekipleri” oluşturulacak.
Bu hedefi nasıl yakalayabileceğimiz, hangi araç ve yöntemleri kullanacağımıza dair yorumlar yapılacak ve kararlar alınarak faaliyet planları oluşturulacak.
Her bölümün mümkün olduğunca bu hedefe yapabileceği katkı ve desteği açık olarak kendi faaliyetleriyle bütünleştirerek belirtmesi istenecek. Grup genelinde ortak fayda sağlayacak veya ortak zararlara yol açacak hususların da ayrıca belirtilmesi talep edilecek.
20. “Hedefler Çalıştayı sonrasında SWOT analizinde belirlediğimiz hedef alanları ve süreç performans göstergeleri arasında ilişkilendirme yapacağız. Bunun amacı nedir ?
Kurumsal hedeflerle süreç hedeflerinin birbiriyle uyumlu ve doğru yönde etkileşim içinde olmasını sağlamalıyız. Bazı süreçler amaçları gereği belirlenen hedefler birbirleriyle çelişebilir. Bu amaçla çelişen hedef alanları ve sayısal değerleri gözden geçirerek gerekli düzeltmeleri yapmalıyız.
21. Vizyon, misyon, politika ve değerler tanımları gözden geçirilmeli mi ?
SWOT analiziyle belirlediğimiz öncelikler ve temel hedefler, vizyon ve misyonun temel fikrini oluşturacak ve Kalite Politikası da aynı kapsamda üst yönetim tarafından yeniden gözden geçirilerek güçlendirilip güncellenebilecek.
22. Hedefler arasında belirli bir denge ve uyum olması nasıl sağlanacak ?
Eğer alt hedefleri dengeli ve bilinçli olarak belirlemezsek, birbiriyle çakışan ve birbirlerinin tersi olan hedef konularıyla karşılaşabiliriz. Bu yüzden alt operasyonel hedeflerin, temel hedeflerle ilişkilendirilerek seçilmesi zorunlu.
23. Hedefleri zaman içinde değiştirebilir miyiz ?
Hedefler, performans sonuçlarının değerlendirilmesi sırasında hedeflerin konu ve sayısal olarak uygunluğu hedef belirleme kriterlerine göre değerlendirilebilir. İyileştirme yapılması gerekli görülen hedefler konuyla ilgili olan yönetici ve personelin görüşleri alınarak görüşülebilir.
Herhangi bir değişiklik önerisi ilgili üst bölüm yöneticisinin onayına sunulabilir. Onay sonrası hedef değişikliği ilgili bilgilerin bütün yönetici ve personele duyurulması gerekli ve yararlıdır.